Een digitale scope bepalen: zo doen wij dat

(Digitale) StrategieProjectmanagement

Ruud Mestrom

Client Manager

Ruud Mestrom

Client Manager

Een salestrainer zei ooit het gesprek te openen met “waar kan ik je mee helpen?”. Dit zou je lead dwingen om te vertellen wat hij nodig heeft. Op zich best een aardige opener, maar niet voor het digitale domein. Want wij zien vaak dat mensen zich niet echt bewust zijn van wat ze nodig hebben.   

Ze kennen het spectrum van mogelijke digitale oplossingen niet goed genoeg om te weten welke oplossing het beste bij hun uitdaging of vraagstuk past. En dat hoeft ook helemaal niet. Want dat is onze taak, niet de taak van onze klant. Toch moeten we dan wel feilloos achterhalen wat de klant nodig heeft. In functionaliteiten, koppelingen, mogelijkheden, enzovoorts.

Dus als iemand bij ons komt met de vraag “ik wil een nieuwe website”, of “ik wil een online campagne”, dan is het onze taak om uit te vogelen welke vraag achter die vraag zit. Een website of campagne is namelijk een middel en geen doel op zich. Dat doel, de uitdaging of het achterliggende vraagstuk, is bepalend voor een juiste scope. 

Dus de juiste scope bepalen voor een digitaal project - hoe doe je dat dan? 

Het ontdekken van de vraag achter de vraag

Om te achterhalen welke vraag áchter de vraag zit, hebben we een vaste eerste stap in al onze samenwerkingen: de discovery fase. Een (digitale) ontdekkingstocht naar jouw organisatie, doelgroepen en doelen, en hoe we dat einddoel vervolgens op de beste manier bereiken met concrete functionele oplossingen. 

Deze fase biedt ons de mogelijkheid om jouw kennis en ervaring met je organisatie, doelen en doelgroepen te combineren met onze kennis en ervaring over alle mogelijke oplossingen in het digitale domein. En wie weet, misschien kwam je wel binnen met de wens om een app te laten bouwen, maar loop je weg met een PWA - omdat blijkt dat die oplossing beter past bij jouw uitdagingen, gebruikers en budget. 

Meer weten over deze fase? Lees ons artikel Exitable’s Discovery Workshop.

Het vaststellen van de scope 

Na de discovery fase hebben we allemaal een heel duidelijk beeld van de uitdagingen die we willen oplossen, de oplossing die hierbij past en hoe we die oplossing kunnen realiseren. De discovery werkt daarnaast ook heel goed als manier om het team, bestaande uit mensen van jouw organisatie en mensen van Exitable, samen te brengen en eensgezind aan de oplossing te laten starten. 

Maar wat gaan we dan precies doen? Dat vangen we af in onze scope: welk doel we gaan bereiken. Welke bijbehorende onderdelen van de oplossing we op welk moment kunnen doen. En dat allemaal uiteraard binnen planning en budget. Zo’n scope kunnen we op twee manieren vastleggen. 

  • Volgens de oude methode: een vast scope
  • Volgens de nieuwe methode: een flexibele scope

De oude methode: een vaste scope 

Je hebt een vaststaand budget en je zoekt zekerheid. Een fixed price, een fixed oplossing - dat is wat jij wil. Dat kan, met een vaste scope. 

In de discovery hebben we duidelijk gekregen wat je oplossing moet kunnen en wat je budget is. Binnen dit budget werken wij een scope uit die jou zoveel mogelijk opties biedt voor je investering. 

De scope die we aan jou opleveren, bevat de details van het project wat wij voor je gaan realiseren. In onze designfase houden wij rekening met dit budget en passen de uitwerking hierop aan. Hierin nemen wij een risicomarge mee. Want kies je voor een vaste scope, dan is schuiven in functionaliteiten, design of andere onderdelen van de uitwerking niet zo makkelijk - het budget en wat je hiervoor krijgt staan namelijk vast. Je kunt een vaste scope ook wel vergelijken met een nieuwbouwproject. Alle afwijkingen moeten weer worden besproken, gepland en gecheckt worden tegen het budget en de afspraken. Zo’n proces kost tijd - en dus geld.

Dus bij een vaste scope kies je voor duidelijkheid, maar ook voor verminderde flexibiliteit.

  • Voordeel van een vaste scope: zekerheid over je oplossing en budget
  • Nadeel van een vaste scope: minder flexibiliteit in je scope

De nieuwe methode: de flexibele scope

In de discovery fase hebben we vastgelegd waar de kern van jouw product uit moet bestaan: het minimale om jouw digitale oplossing lekker de wereld in te sturen. We gebruiken hier slechts een deel van het budget voor. Je hoofddoel is al bereikt en het andere deel zetten we in om flexibel je digitale oplossing verder te kunnen uitwerken, op basis van ervaringen die jij en je gebruikers opdoen. 

Hoe dat in de praktijk eruit ziet? Stel je wilt een nieuwe website. Ruim binnen de flexibele scope maken we een zo slank mogelijke versie van die website. Met een goed design, alles werkend, maar misschien nog niet alle functionaliteiten die je wilt.

Je gaat aan de slag met deze eerste versie en komt erachter dat de offertemodule zoals je die in gedachten had, helemaal niet fijn werkt in de praktijk. Of dat je bezoekers veel actiever met je artikelen omgaan dan je had verwacht, en je daar een extra conversiemogelijkheid wilt toevoegen. 

En dat kan dan. Want wij hebben budget en tijd in onze planning vrijgehouden om jouw platform, dat al live staat, door te ontwikkelen op basis van ervaringen die jij en je gebruikers opdoen. Je kunt zo dus flexibel inspelen op behoeftes die zich pas later in het traject openbaren. 

  • Voordeel van een agile scope: jouw doel - de vraag achter de vraag - wordt bereikt, ínclusief wensen die gaandeweg ontstaan of veranderen
  • Nadeel van een agile scope: minder duidelijkheid vooraf over het exact te leveren product

Een digitaal product is nooit klaar

We kunnen verklappen dat jouw digitale product echt anders is dan een offline product. Op het moment dat jouw product live gaat, krijgt het te maken met updates, optimalisaties, etc. 

Het voordeel van een flexibele scope, is dat die doorontwikkeling al gedeeltelijk in je aanpak en budget zit. Dat hoeft er dus niet bovenop, maar zit al in onze werkwijze gevangen. De agile methodiek maakt het mogelijk voor ons om zij aan zij met je mee te werken - ongeacht welke dingen we gaandeweg tegenkomen. 

Op basis van data kunnen we doorontwikkelen en bijsturen, om het meeste rendement uit je investering te halen. Want wij willen alleen werken aan projecten die waarde toevoegen. Meetbare, bewijsbare waarde. Een samenwerking op grond hiervan vinden we dusdanig belangrijk, dat we er zelfs een naam aan hebben geven: continuous improvement

Ons advies 

Je kunt het vast al raden. Onze voorkeur voor het scopen en uitwerken van een project ligt bij de agile werkwijze. Het is sneller, flexibeler en je budget blijft onveranderd. De manier waarop we dat budget verdelen is alleen anders. 

Want wie heeft er gaandeweg nooit iets nieuws geleerd, waardoor de wensen toch een beetje veranderen? Het mooie aan digitaal is, dat we heel makkelijk kunnen bijsturen. En als no-nonsense Limburgers steken we onze tijd dan ook heel graag flexibel in de beste ontwikkeling.

En jij, ben jij klaar om jouw digitale kansen te ontdekken?

Excited?

Ons eerste gesprek is sowieso vrijblijvend - en we garanderen dat je op z’n minst met flink wat inspiratie op zak wegloopt. Zin in koffie?