Na maanden van onzekerheid voor de evenementenbranche, begint er eindelijk weer perspectief te komen. Evenementen mogen weer georganiseerd worden, mits de anderhalve meter kan worden gehandhaafd. De hoogste tijd dus om te bekijken wat er wél kan - en welke elementen uit het digital-only tijdperk we willen behouden.
Want we hebben allemaal de waarde van digitale evenementen de afgelopen tijd wel kunnen ervaren. Van meeting tot workshop, van webinar tot volledig meerdaags event. Hoe kunnen we elkaar weer ontmoeten én de kracht van digitaal benutten? Hybride evenementen kunnen hierin wel eens dé uitkomst bieden.
Wat zijn hybride evenementen?
Een hybride evenement is de combinatie van een fysiek evenement met een digitale elementen. Die combinatie gaat verder dan alleen een livestream van het fysieke evenement. Interactie en verbinding tussen het fysieke en het digitale is een essentieel onderdeel van een geslaagde hybride bijeenkomst.
Hoe ziet zo’n hybride event er in de praktijk uit?
Door de huidige corona maatregelen kunnen evenementen slechts een deel van het aantal gasten uitnodigen. Daarom biedt de combinatie van live en online een geschikte uitkomst.
Aanwezigen hebben de volledige beleving, inclusief catering en netwerken. De deelnemers die online aanwezig zijn, volgen het evenement van achter hun laptop of telefoon. De online deelnemers kunnen zelfs interactie hebben met andere deelnemers en sprekers.
Maar er zijn natuurlijk nog andere manieren van hybride evenementen. Denk aan een meerdaags evenement, waarbij sommige onderdelen digitaal te volgen zijn en andere fysiek. Of sprekers die digitaal aanhaken, waardoor internationale gastsprekers veel toegankelijker worden.
Zo’n hybride evenement in de praktijk mochten we realiseren voor Universiteit Maastricht. Zij organiseren al jaren de INKOM, een introductieweek voor nieuwe studenten. Van origine natuurlijk een volledig fysiek evenement - maar door corona konden ze dat niet als vanouds uitvoeren. Dus trokken ze ons aan. De Inkom werkgroep nam de fysieke elementen en programma-inhoud voor hun rekening, en wij ontwikkelden een stevig digitaal platform ter ondersteuning en verrijking.
→ Lees meer over de innovatieve INKOM
Welke techniek komt kijken bij een hybride evenement?
Om een succesvol hybride evenement te organiseren, zijn de nodige audiovisuele middelen en platformen vereist. Zo zijn er camera’s benodigd die de spreker(s) in beeld brengen,. Het liefst vanuit verschillende ooghoeken, zodat de kijkers thuis echt het gevoel hebben dat ze erbij zijn.
Maar het voordeel van een hybride evenement, is dat je bepaalde (digitale) onderdelen al vooraf kunt opnemen en editen. Hiermee kun je kosten besparen en verzeker je jezelf van kwalitatief programma. Zo’n vooraf opgenomen video kan uiteraard wel gecombineerd worden met interactieve onderdelen: bijvoorbeeld door een chat tijdens de stream te openen waar de gastspreker live antwoorden in geeft, of door een live Q&A achter de video aan te houden.
Of je nu gaat voor vooraf opgenomen of live streaming, je hebt sowieso technisch vaardige personen nodig om het afspelen van de video’s in goede banen te leiden en een beveiligd platform om naartoe te streamen. Hiervoor kun je gebruikmaken van sociale platformen als Youtube of Facebook. Je kunt ook gaan voor live-streaming platformen, zoals ON24 of Livestream by Vimeo. Of een digitaal platform laten bouwen.
Let wel op: niet alle tools zijn direct geschikt voor grote evenementen. Zo kun je een Google Meet of Zoom-call prima gebruiken voor een overleg, maar zijn ze minder geschikt voor grote livestreams met honderden of zelfs duizenden deelnemers.
Wat kost het organiseren van een hybride evenement?
Een online of hybride evenement kan goedkoper zijn dan een volledig fysiek evenement, maar dat is niet per definitie het geval. Het ligt enorm aan de technische capaciteit die je nodig hebt om jouw digitale elementen goed te realiseren. Wil je een speciaal platform laten ontwikkelen om je deelnemers op te verwelkomen? Een studio-setting creëren met meerdere camerahoeken en live editing? Of voldoet een eenvoudigere webinar?
Hybride evenement versus fysiek
Als de kosten niet per definitie lager zijn, waarom zou je dan niet gewoon weer terug naar het oude normaal gaan?
Een van de grote voordelen, is dat het bereik van jouw evenement niet meer gelimiteerd is aan de maximumcapaciteit van de locatie. Dus ook al ga je voor een guns-blazing, all-out technisch hoogstandje, dan nog kan die toevoeging van digitaal je veel meer opleveren.
Dat biedt nieuwe commerciële kansen.
Want verkoop je tickets voor je evenement? Dan kun je meer tickets verkopen. Is je evenement een gratis manier voor leads om in contact te komen met de kennis en ervaring die jouw organisatie bezit? Dan heb jij nu van veel meer leads informatie. Bedenk je even, als er in plaats van 200 mensen, 200 mensen plus 1.000 digitale aanwezigen zijn, heb jij ook van 1.000 mensen meer contactgegevens. En richt je je systemen goed in, weet je ook nog in welke onderwerpen ze geïnteresseerd zijn en kun je ze dus veel beter bedienen!
Meer flexibiliteit voor bezoekers
Daarnaast kunnen online deelnemers ineens alle sessies volgen wanneer het hen uitkomt. Zelfs de online inschrijvingen kun je op de dag zelf nog toelaten. Wanneer je een volledig live event organiseert, sluiten je inschrijvingen doorgaans een of twee weken van tevoren in verband met de voorbereidingen van de locatie.
Internationale kansen
En wil je een internationale spreker uitnodigen, met een beperkt budget? Of wil je een internationaal publiek aanspreken, zonder dat die meteen een reis en hotelovernachting erbij moeten boeken? Dan is hybride natuurlijk ook een mooie optie. Want dan kan je spreker of (een deel van) je publiek gewoon online aanhaken!
Hybride evenement versus online
Oke, dus die digitale evenementen klinken zo slecht nog niet. Waarom zouden we dan überhaupt nog terugkeren naar fysiek? Omdat dat natuurlijk ook weer voordelen met zich mee brengt.
Een van de grootste verschillen zit bijvoorbeeld in de interactie. Hoewel je digitaal prima met chatopties of toegewezen spreekbeurten interactie met de spreker aan kunt gaan, is dit heel anders dan in dezelfde ruimte zijn als de spreker en op ieder moment je hand omhoog kunnen steken. Bij een hybride evenement heb je zowel mensen die die directe interactie hebben, als mensen die digitaal hun vraag kunnen stellen. Zorg jij ervoor dat er iemand in de zaal zit die die digitale vragen fysiek stelt, heb je het beste van beide werelden.
Maar er zijn nog veel meer redenen om voor een hybride evenement te kiezen in plaats van een volledig online.
Betrokkenheid en participatie
Als je jouw event volledig online organiseert, is de betrokkenheid van de bezoekers veel male lager. Mensen voelen zich minder verbonden. Zit je thuis een evenement bij te wonen, heb je veel minder focus. Er is meer afleiding, je zit minder in de sfeer van de spreker - hoe graag we ook willen, online zal dat fysieke stukje nooit helemaal vervangen. Ook de spanningsboog van mensen is veel korter als zij naar een scherm kijken dan wanneer zij ergens echt onderdeel van zijn.
Een spreker wil voor een publiek spreken
Een spreker wilt zijn verhaal niet doen voor een lege zaal. Het is juist de sfeer en de relatie met het publiek waar de kracht ontstaat. Ook omdat de spreker dan nog beter kan inspelen op de behoefte van de deelnemers. Dat is minder aanwezig in een puur online evenement.
Benieuwd of hybride evenementen iets voor jou zijn?
Ben je enthousiast geraakt voor een (hybride) evenement? Dan kijken we graag vrijblijvend met je mee! Met jouw kennis over je doelgroep en fysieke evenementen, en onze kennis en ervaring over digitaal, kunnen we perfect inschatten welke toegevoegde waarde een hybride event voor jouw organisatie heeft.