Innovatie INKOM voor Maastricht University

De INKOM is al sinds jaren een begrip in Maastricht. Tijdens deze introductieweek voor eerstejaars studenten krijgen deelnemers de kans om kennis te maken met de stad, hun nieuwe school of universiteit en natuurlijk met elkaar. Maar toen brak begin 2020 de corona crisis uit. Evenementen en bijeenkomsten werden voor onbepaalde tijd op losse schroeven gezet. 

Een warm welkom

De werkgroep INKOM, verantwoordelijk voor de hele organisatie van de introductieweek, weigerde echter de handdoek zomaar in de ring te gooien. De INKOM is een introductieweek toegankelijk voor maximaal 3.000 eerstejaars studenten van Maastricht University en Zuyd Hogeschool en is een belangrijke manier om de nieuwe studenten te verwelkomen in hun nieuwe stad. Linksom of rechtsom, de onderwijsinstellingen vonden dat die bijzondere week toegankelijk en aantrekkelijk moest blijven. 

Een digitale draai 

Omdat de toekomst van fysieke evenementen onzeker was, kwamen het UM en de Zuyd Hogeschool al gauw tot de conclusie dat de INKOM een digitale draai moest krijgen. En daar hadden ze een stevige digitale partner voor nodig. Een partij die niet alleen technisch kon maken wat gewenst was, maar ook conceptueel kon meedenken. En die partner vonden ze in Exitable. 

De samenwerking startte met een kick-off, waarin we doken in al het aanbod, alle wensen en alle eisen die het digitale platform moest huisvesten, maar zeker ook hoe het programma uitgebreid kon worden met digitale initiatieven. Want het platform werd veel meer dan slechts een digitale verzamelbak. Het moest het hart van de INKOM worden - met alle functionaliteiten die daarbij horen. 
 

Ontmoeten en ontdekken

Wij mochten dus een platform maken die alle elementen van de introductieweek ondersteunde: het digitale en fysieke programma kunnen ontdekken, andere deelnemers ontmoeten en ondersteuning bieden aan deelname. 

Want een simpel blokkenschema online zetten, was het niet. Ondertussen waren de coronamaatregelen enigszins versoepeld en mocht de werkgroep dus evenementen gaan organiseren. Mits de deelnemers zowel in aantallen als locaties goed gereguleerd konden worden. Niet meer dan een x aantal deelnemers per activiteit, en duidelijk inzichtelijk wie waar is geweest. Zo kunnen alle activiteiten van de INKOM veilig en verantwoord plaatsvinden. 
 

Veilig feesten 

Dus dat bouwden we. Het resultaat werd een alles-in-een pakket, geheel ingericht op de eisen van de werkgroep, maar vooral ingestoken vanuit de behoeftes van de eindgebruiker: de eerstejaars. En dat bracht de volgende functionaliteiten met zich mee:

Agenda

Met alle evenementen op een rijtje. Deelnemers kunnen zich eenvoudig aanmelden voor activiteiten die ze (fysiek of digitaal) willen meemaken en vervolgens alle gekozen evenementen naar hun eigen persoonlijke agenda kopiëren.

Het platform verzamelt alle digitale programmaonderdelen: van feest livestreams met DJ’s tot pubquiz en van culturele voorstelling tot escape room. In slechts een klikje kunnen deelnemers van het programma naar de activiteit komen. 

INKOM agenda

Fysieke programma

Inschrijven voor een echt evenement? Dat kon met speciale “tokens”. Zo zorgden we ervoor dat iedere deelnemer gelijke kansen had om zich in te schrijven voor activiteiten. Vervolgens krijg je een entreeticket in de vorm van een QR code. Deze QR code kan eenvoudig gescand worden bij de ingang van de activiteit. Zo blijft de identiteit van de deelnemer anoniem voor derden (geheel volgens de AVG), maar weten UM en Zuyd Hogeschool precies wie bij welke activiteiten aanwezig waren - en zorgen we er samen voor dat er nooit meer deelnemers op een locatie zijn als verantwoord is. 

INKOM QR scanner

Socializen

Met beperkte aanmeldmogelijkheden en een anderhalve meter regel, is het toch wat lastiger om goed kennis te maken met andere studenten of studentenpartijen. Om die drempel toch zo laag mogelijk te houden, bouwden we een chatfunctie in en konden mensen groepen aanmaken gebaseerd op interesses of kenmerken. Zo konden studenten elkaar ontmoeten, maar ook een chat beginnen met een vereniging of andere partij. 

INKOM social functies

Plek voor informatie

Het platform biedt tot slot een gebruiksvriendelijke plek waarin de werkgroep zelf alle informatie kon plaatsen. Van programma omschrijvingen, tot onderdeel van de activiteit. Zo was er een stadstour door Maastricht met QR codes die deelnemers brachten naar (verborgen) pagina’s op het platform vol informatie en opdrachten. 

Exitable platform

Passende partners 

UM en Zuyd Hogeschool gaven ons de kans om een echte partner te zijn. Vanaf het moment dat we mochten starten, bleven we goed op de hoogte van alle ontwikkelingen - ook in het programma. Zo wisten we zeker dat we alle juiste functionaliteiten bouwden en de juiste koppelingen sloegen met externe partijen en partners. 

En zo kregen we het samen voor elkaar om in slechts 3 maanden een platform volledig op maat te maken, vullen en te lanceren - zodat de maximaal 3.000 deelnemers van de INKOM alsnog een mooie introductieweek kunnen beleven.
 

Ook op zoek naar je digitale match?

Wil jij ook een digitale partner die je snel en effectief op weg helpt? Vul het terugbelverzoek hieronder in! We maken heel graag kennis met je. Digitaal of op locatie. 

Excited?

Wij bellen je terug