Een gemeentearchief waar (écht)
iedereen mee kan omgaan

Ga naar de website

Een gemeentearchief dat toegankelijk, begrijpelijk en bruikbaar is voor iedereen. Dat was het doel. Dus dat is wat we bouwden, voor de gemeente Venlo. Een platform waar veel verschillende vrijwilligers gemakkelijk in kunnen werken ‘aan de achterkant’ – en dat volledig WCAG proof is voor de bezoeker ‘aan de voorkant’. Een volledig inclusieve en digitaal duurzame oplossing, als volgt.

De wens van gemeente Venlo

Een digitaal archief. Een portaal voor informatie en kennis over de geschiedenis van de gemeente Venlo en de regio. Denk aan genealogische informatie, bidprentjes, een beeldbank en historische informatie over onder andere erfpacht, archeologische vondsten en monumenten.

Een database die niet alleen up to date moet zijn, maar ook de digitale duurzaamheid moet waarborgen. Gebouwd voor de toekomst dus. Plus een platform dat boven alles simpel en intuïtief werkt voor de vrijwilligers die bijdragen in het Content Management Systeem (CMS) – én voor alle soorten bezoekers van het platform.

De overkoepelende missie van dit geheel:

Burgers moeten actief betrokken worden bij de geschiedenis van hun stad, zodat de historische dimensie een rol kan spelen in hun leven en een gedeeld identiteitsgevoel ontstaat.

De oplossing van Exitable

De gebruiker staat voorop. Hij is het centrale punt in onze digitale oplossingen. In dit geval is de gebruiker in eerste instantie de burger of gemeente-medewerker die informatie snel en intuïtief moet kunnen opzoeken. Maar voor het gemeentearchief was er nog een tweede belangrijke doelgroep: de vrijwilligers en gemeente-medewerkers die in het CMS gaan werken.

Wat we daarbij weten: maar liefst 72% van de bezoekers blijkt in het gemeentearchief terecht te komen voor stamboomonderzoek. De rest – in kleinere getale – bezoekt het archief vanuit algemene historische interesse, onderzoek naar eigen woning, voor oude foto’s, gewoon om rond te snuffelen of om een andere reden.

Vanuit die bezoeker(s) en behoeften zijn we strategisch aan de slag gegaan met alle opties voor functionaliteiten, prioriteiten, design en software-keuze. Met resultaat.

Het resultaat

  • Een website gebouwd in Drupal 8. Een geliefd middel voor gemeenten, omdat dit gemakkelijk te beheren is, geschikt is voor veel verschillende soorten content en netjes aan te sluiten valt op de WCAG eisen waaraan overheidsinstellingen online moeten voldoen. Software die boven alles veilig, toegankelijk en snel is.
  • Verschillende rollen in het CMS. In het systeem waar zowel vrijwilligers als ambtenaren gaan werken, is het van belang dat niet iedereen dezelfde rechten heeft. Niet alleen om veiligheidsredenen, maar vooral ook om de (vaak niet zo tech savvy) vrijwilliger niet met meer opties en informatie lastig te vallen dan nodig. Iedereen ziet alleen wat hij nodig heeft. Extra gebruiksvriendelijk dus.
  • Al onze designs zijn op de eerste plaats UX proof. Alles voor een zo kort mogelijke reis voor de bezoeker, die in zo weinig mogelijk clicks vindt wat hij zoekt. Daarnaast maakten we de designs meteen WCAG proof, zodat burgers met alle soorten beperkingen toegang hebben tot de informatie. Bijvoorbeeld door bepaald kleurgebruik, of een screen reader waarmee visueel beperkten de site kunnen ‘luisteren’. Onze front-end developer en WCAG specialist (Koen) en UX designer (Dave) werkten snel nauw samen, voor een directe efficiënte connectie tussen UX en WCAG.
  • Migratie van alle content van het oude platform, naar het nieuwe - zonder dat er ook maar iets van de 250.000 items verloren gaat!
  • Soepele koppelingen om externe content gemakkelijk in te laden. De beeldbank, bibliotheek en archieven worden via andere locaties ingeladen.
  • Een interne webshop: “De Archiefwinkel”. Een custom gemaakte mogelijkheid om bestellingen te plaatsen – zoals katernen en publicaties – zonder omwegen, rechtstreeks bij het archief.

Wat daar zo speciaal aan is

“Organisaties voor wie toegankelijkheid en veiligheid een must is, vinden vaak een digitale uitdaging in het uitwerken van een platform. De look en feel lijdt dan toch snel onder de WCAG eisen. Drupal 8 – de nieuwste en meest beheerbare en veilige versie – in combinatie met onze developers en designers maakten het echter mogelijk om alles in één te zijn. Functioneel én mooi. Daar zijn we trots op.” Maikel, co-owner Exitable en onderdeel van dit project
“Het nieuwe digitale Gemeentearchief is een groot succes, mede dankzij het topteam van Exitable!” Gabi Stoffels, content manager Gemeente Venlo

Klinkt goed? Iets voor jullie, als overheidsinstelling of andere inclusieve organisatie? Kom vooral op de koffie, dan vertellen we er graag meer over!