(Online) Projectmanagement Trends voor 2021

We zijn misschien een digital agency, maar ook wij moesten even slikken toen al onze projecten opeens helemaal digitaal gemanaged moesten worden. Hoewel we gelukkig alle techniek al hadden om van de een op de andere dag moeiteloos thuis te gaan werken, was face-to-face contact een vast onderdeel van onze dag. Elke dag zitten onze teams samen om hun taken door te spreken en te kijken wie wat van wie nodig heeft - om zo de rest van de dag volop productief te kunnen zijn. 

En die dagelijkse, fysieke stand-up was opeens weg. Het even naar je collega lopen - weg. Het samen achter één scherm snel zoeken naar de beste oplossing - kon niet meer. En dan? 

Thuiswerken here to stay

We zouden natuurlijk geen goed digitaal bureau zijn, als we niet heel snel digitale oplossingen ervoor vonden. Zowel naar onze eigen teams, als naar onze klanten. Dus dat deden we - en die werkwijzen zullen waarschijnlijk blijvertjes zijn. 

Want, vaccinaties dichtbij of niet, wij denken dat die digitale teams here to stay zijn. Hopelijk in iets mindere mate, maar helemaal terug naar het oude? Gaat niet gebeuren, zo zeggen ook onderzoekers. Uit een AWVN-onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat 95 procent van de werkgevers verwacht dat hun medewerkers na afloop van de corona crisis gemiddeld twee dagen per week thuis blijven werken.

En dat brengt wijzigingen met zich mee. In communicatie intern, maar ook naar je partners. Want we blijven projecten opstarten, afronden of doorontwikkelen. Daar moeten wij en jij als projectmanager of projecteigenaar ook wat mee. Want hoe zorgen we dat we, met alle thuiswerk-verplichtingen (of straks, vrijwillige thuiswerkers) nog steeds zo vloeiend mogelijk onze projecten draaien? Hebben we ondertussen wat ervaring in - en dat delen we graag. 

1. Laat je team (digitaal) samenkomen

Elk team heeft context nodig om een project succesvol te maken. Of dat team nou fysiek in een ruimte zit, of virtueel samenkomt. Daarom werken wij bijvoorbeeld met kick-offs, waarbij we zorgen dat het hele team aan de start van onze samenwerking bijeen komt. Alle afspraken nog een keer doorspreken, de planning checken en zorgen dat alle neusjes richting succes wijzen. 

Ook in 2021 is het belangrijk dat je iedereen on the same page krijgt. Zo’n projectteam bestaat vaak uit mensen met verschillende achtergronden: uiteenlopende teams of afdelingen en zelfs samenwerkingspartners zoals stakeholders en bureau’s als de onze. 

Werk je met ons samen? Dan zorgen wij voor een digitale omgeving om in te meeten, zorgen wij dat onze client manager de meeting in goede banen leidt - en vervolgens de tools geeft om jouw samengestelde team in hun volle kracht te zetten. 

Want iedereen op verschillende locaties? Geen probleem. Zolang we tijdens die kick-off maar hebben gezorgd voor een vruchtbare, centrale werkplek waar mensen samen kunnen werken, zoals Asana of Trello. 

In deze virtuele werkplek kunnen we de planning precies uiteenzetten, taken aan de juiste persoon toewijzen, digitale bestanden delen en real-time met elkaar praten. 

2. Uit het oog, niet het hart 

En (digitaal) contact is niet alleen tijdens die startfase zeer belangrijk, maar ook gedurende het project. Alleen omdat we niet regelmatig bij elkaar over de vloer komen, wil niet zeggen dat we elkaar kwijtraken of vergeten. 

Daarom plannen we tijdens die kick-off meteen follow-up contactmomenten. Update-calls, frequent en gestructureerd, passend bij jouw project. Bijvoorbeeld elke week, elke sprint (twee weken) of elke maand. 

En daar hebben wij wat opvallends gemerkt. Waar we onze klanten minder in het echt zien, spreken we ze nu misschien zelfs meer. Wellicht omdat we, met beperkte middelen, extra zeker ervan willen zijn dat we elkaar goed up-to-date houden. Of misschien omdat die (video)belafspraken eigenlijk hartstikke goed werken. 

Je kunt eigenlijk ook efficiënter en sneller contact hebben via de telefoon of een video-belafspraak, dan door vele kilometers het land door te rijden voor een moment van een uurtje. 

Het afgelopen jaar denk ik dat ik mijn klanten maar 1/5e van de hoeveelheid gezien heb, in vergelijking met het jaar ervoor. Dat is even wennen en niet altijd even leuk. Want dat momentje bij elkaar in een ruimte is ook gewoon heel fijn. Toch is een gedeelte van die communicatie eigenlijk heel erg goed digitaal te doen - en zijn we ontzettend trots op de successen die we ook in coronajaar 2020 behaald hebben: opgestart, ontwikkeld en afgerond, volledig virtueel. 

3. Werk zoveel mogelijk online 

Online samenwerken verlangt online werken. Klinkt logisch, toch? Want hoe meer je online werkt, hoe makkelijker het is om je collega’s en partners in je werkzaamheden te delen. Google Workspace, de Google oplossing, vinden wij hier heel prettig bij. Daar kunnen meerdere mensen tegelijkertijd in dezelfde bestanden werken en blijven die altijd up-to-date. Online planningen, voorstellen, etc. delen wij dan ook via digitale middelen, zodat onze klant en ons eigen team er ook direct in en mee aan de slag kunnen.

Daarnaast zien we elkaar gelukkig ook nog een beetje en kijken we gewoon met elkaar mee, via remote presentaties. Elkaar ontmoeten en je scherm delen via Google Meet, Zoom of Microsoft Teams - het is ondertussen niemand meer vreemd. 

Maar zorg er ook voor dat je alles wat je presenteert, vervolgens deelt. Wij doen dat met het medium dat al sinds de jaren ‘70 hartstikke goed werkt: de goede oude mail. Heb je alles ter naslag dichtbij. 

En ook workshops en demo’s gaan ons digitaal hartstikke goed af. Via videobellen, vaak in samenwerking met een externe tool als Asana (voor projectmanagement), Invision (demo van digitaal product) of Miro (heerlijke tool voor remote workshops). 

Onze taak als projectmanagers, is zorgen dat al die tools voor iedereen beschikbaar zijn. Een goede omgeving creëren voor onze teams. De randvoorwaarden voor succes verzorgen. En dat werkt, ook digitaal, heel goed. Want al die dingen die we nu online doen, blijven voor iedereen bereikbaar. Duurzamer, veiliger en minder foutgevoelig! 

4. Vertrouw elkaar! 

Op het moment dat wij al jaren je trouwe metgezel in je digitale avonturen zijn, is dat natuurlijk wel wat makkelijker dan wanneer we elkaar nog niet kennen. Maar vertrouwen is belangrijk, vooral in tijden van digitale samenwerking. En ook je eigen werknemers, collega’s of team moet je natuurlijk kunnen vertrouwen. 

Want digitaal werken - het hoeft echt niet ten koste te gaan van productiviteit of kwaliteit. Dat werd voor ons heel vroeg in het thuiswerkseizoen al bewezen, toen we aan de slag mochten voor Grodan. Een nieuwe klant en een nieuw project dat we via digitale samenwerking hebben opgestart, gemaakt en afgerond - met heel snel, heel goed resultaat. En dat zonder elkaar ook maar één keer in het echt gezien te hebben, tot bij de oplevering. 

[bekijk onze Grodan case]

Is jouw (digitale) team klaar voor succes?

Online projectmanagement kan best een uitdaging zijn, of je nou al superveel ervaring hebt met “virtuele teams” of niet. Vind je het lastig om je projecten goed on track te houden in de thuiswerksituatie? Volg dan bovenstaande praktische tips om jezelf en je team snel digital proof te maken. Zo ontwikkel jij de tools en skills om niet alleen maar mee te kunnen met de wereld, maar te bloeien in een snel-veranderend zakelijk landschap. 

Want thuiswerken, dat gaat nergens heen. Ook nadat we afscheid hebben genomen van corona. Dus werk aan je vaardigheden in online projectmanagement! Of… schakel ons in - dan zorgen wij voor je online projectmanagement succes 😉

Snel weten waar jij nog winst kunt halen in het nieuwe jaar? 

￫ Bekijk onze digitale strategie sessie voor 2021!