Opgelet met software die jouw core business raakt

Je gaat het wiel toch niet opnieuw uitvinden?

Veel van de software oplossingen die organisaties nodig hebben zijn te standaardiseren. Denk bijvoorbeeld aan de Microsoft oplossingen voor interne samenwerking: OneDrive, Teams en SharePoint. Of aan e-commerce oplossingen voor online verkoop: Shopify of Mijn Webwinkel. Dat zijn oplossingen die de digitale groei van jouw organisatie op een makkelijke manier mogelijk maken. En laten we eerlijk zijn: IT’ers en developers liggen niet bepaald voor het oprapen. Zorg er daarom voor dat je je aandacht en resources (zoals je IT collega’s) slim besteed.

Waar Microsoft ophoudt

…gaan wij verder. Soms zijn er processen die zó uniek zijn voor de organisatie, dat hier geen kant-en-klare oplossingen voor op de plank liggen. Dan moet je een product (laten) ontwikkelen. Wij zullen nooit iets bouwen dat al bestaat. Dus ook als je nog niet zeker weet of er al software bestaat voor jouw probleem of wens, ben je bij ons aan het goede adres. Wij vertellen het je echt wel. Want ook voor ons is het alleen maar leuk om te bouwen aan oplossingen die écht iets bijdragen aan jouw bedrijfsvoering. 

Maatwerk oplossingen komen meestal voor in de volgende twee gevallen:

1. Bij interne procesoptimalisaties
2. Bij organisaties waar het digitale product de core is.

Waar moet je op letten in deze gevallen? Dat vertellen we je hieronder.

Je bedrijfsvoering digitaliseren

Bedrijven die willen transformeren van een analoge naar een digitale organisatie, hebben daar een flinke kluif aan. Maar het kan ook zijn dat je één enkel essentieel proces digitaliseren wilt. Hoe dan ook: het is belangrijk het doel goed te formuleren en afbakenen. Zo weet je zeker of je maatwerk nodig hebt. Of dat er misschien al een oplossing voor bestaat. Hoe doe je dat?

• Scope bepalen
• Interne organisatie meenemen

Scope bepalen

Je wilt het volgende te weten komen:

• Waar liggen de grootste uitdagingen en kansen liggen binnen de organisatie;
• Welke functionaliteiten en user flows moeten een digitaal product worden;
• Welke te gekke ideeën wel en vooral ook welke niet werken.

Middels bijvoorbeeld een Discovery workshop krijg je je project helder in beeld. Je hebt een afbakening van het grote idee te pakken en geformuleerd wat er echt waardevol is aan jouw maatwerk applicatie? Misschien is een extra schil om je bestaande oplossingen wel voldoende. Of anders heb je een volledige maatwerk oplossing nodig.

Interne organisatie meenemen

De laatste uitdaging van intern(-e processen) digitaliseren, is misschien wel de moeilijkste: de interne organisatie. Je collega’s moeten mee! Zorg er dan ook voor dat je je hier ook niet pas op het laatste moment over buigt. Maar nemen alle betrokkenen van begin af aan mee. In alle workshops, alle versies van het plan en de voortgang.

Wanneer digitaal je bestaansrecht is

Digitaal is je bestaansrecht. Jouw product of service is digitaal. En het platform dat jij nodig hebt, of optimaliseren wilt - is je core business. Niet enkel een marketingplatform. Waarschijnlijk heeft jouw product veel maandelijkse gebruikers. Gebruikers die zonder jouw platform, überhaupt geen gebruik kunnen maken van jouw dienst. Het is dus essentieel dat deze gewoon áltijd functioneert.

Denk aan de verzamel, log & deel apps zoals Untappd, Shazam of - het door ons gebouwde - Gigit. Of denk aan platformen die zo verweven zijn met je core business, dat offline gaan jouw service of product onbeschikbaar maakt. Bijvoorbeeld apps zoals: Netflix, Hellofresh of Amber. Zou deze app eruit liggen, dan kan de gebruiker nergens anders heen. En erger nog: zouden deze apps achterblijven in functioneren of design, dan gaan gebruikers lopen. 

Er zijn dus twee dingen heel erg belangrijk:

1. Doorontwikkeling
2. 24/7 Online en veilig

Doorontwikkeling

Als je zo afhankelijk bent van een product zoals Amber of Gigit, dan moet je eeuwig blijven doorontwikkelen. Zonder app, geen dienst. Doorontwikkelen doe je het meest slim en efficiënt met design sprints. Je neemt een specifiek verbeterdoel en in slechts 4 dagen werken je van probleem, naar uitdaging, naar oplossing tot een getest prototype. Dit pak je vervolgens op in een iteratief proces, waarin je continu blijft testen. In slechts 3 maanden heb je een compleet onderdeel of redesign, volledig getest én live. 

Zo blijf je up-to-date voor al je gebruikers en is het nieuw gelanceerde onderdeel zeker gebruiksvriendelijk, want: getest!

24/7 Online en veilig

Jouw platform moet áltijd functioneren. Hoe neem je het risico op ongewenste down-time weg? Je kunt je verzekeren door grofweg de volgende drie zaken:

• Monitoring van logs
• Cloud Computing
• Continue (zeg maandelijkse) check en doorvoer van (veiligheids)updates

Monitoring van logs

Het is belangrijk dat je de logs van het platformen actief op kritieke fouten in de software monitort. Tevens moet je de de server waar de website op draait monitoren. Je zult altijd actief moeten controleren of het platform bereikbaar is.

Cloud computing

Je platform kan gehost worden middels Cloud Computing óf traditionele hosting via een Dedicated server.  Bij een platform waarbij uptime, performance, schaalbaarheid en gegevens-beschikbaarheid van groot belang zijn (als crisis kanaal) maak je gebruik van Cloud Computing. Het platform draait dan op de infrastructuur waar bijvoorbeeld ook google.nl en andere grote websites en platformen gebruik van maken. Hierdoor draait het platform niet op één enkele server maar op verschillende servers door het land, Europa of de wereld (wel even de AVG/GDPR in acht nemen). Dit zorgt ervoor dat storing van servers, stroomnetwerken of zelfs (natuur)rampen geen effect hebben op het platform. Met andere woorden: ten tijde van een crisissituatie zal de hosting meeschalen met de op dat moment benodigde resources.

Continue doorvoer van updates

Software en updates zijn nu eenmaal onlosmakelijk verbonden. Een maandelijkse check van de software en de (veiligheids)updates zorgt ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan. Zo garandeer je de uptime van jouw platform. 

Werk je samen met een partij? Stel dan een Service Level Agreement (SLA) op. Dit is een document dat de afspraken tussen opdrachtgever en jouw organisatie bevat. Het omschrijft de beschikbaarheid en ondersteuning die geboden wordt. Het geeft antwoord op de vragen:

• Bereikbaarheid?
• Welke issues kunnen ingediend worden? 
• Wat is de reactietijd per type issue? 

Opgelet dus. Maar dat weet jij als IT professional natuurlijk allang. Kan je er wel een handje hulp bij gebruiken? Wij helpen jou graag bij het maken van goede keuzes voor bedrijfskritische oplossingen. Met producten die onderdeel zijn van jouw core business. Producten die bijdragen aan het onderscheidend vermogen van de service of het product dat jouw organisatie biedt. Maak vrijblijvend een afspraak.